こんにちは。
毛利まさるです。
上司に報告する際に
本人は一生懸命に説明しているのに
当の上司から
「え～っと、なんの話だっけ？」
と言われてしまう。
あなたは何で覚えてないんだよ！
と叫びたくなるかもしれません。
しかし、もしかしたら
あなたの伝え方に問題があるかもしれません。
上司は、部下の何倍もの情報を扱うこともあります。
だからこそ、多くの人は部下の細かい話を
イチイチ覚えられないのです。
上司からすると
いったい何の話をしているんだ？
と考えながら話を聞くのは
なかなかの苦痛なのです。
一方で端的に伝えてくれる人がいたら
その人は優秀と思われるのです。
では、どうやったら端的に
伝えられるのでしょうか？
それは報告する言葉を
実際に文章にすることです。
まずは冒頭に用件を伝えます。
「〇月〇日の△△の打ち合わせで
決定した〇〇の件のご相談です。」
次に上司に話す内容を最小限の言葉で伝えるのです。
そのためには一度文章にして
あなた自身で読んでみてください。
そこでムダな言葉
繰り返している言葉を削除するのです。
ここで勘の良いあなたは気が付いたでしょう。
これって報告書を作っているのでは？
そうなのです。
イチイチ報告書を書くのは
面倒だと思うことでしょう。
しかし、逆なのです。
報告書がないと報告する人も
報告される人もお互いに
ムダな時間となる可能性があるのです。
だからこそ報告書のように
まずは文章をつくってください。
