こんにちは。
毛利まさるです。
フォーマット化する仕事術、身につけていますか？
仕事が山積みで、「もっと効率よくできたらなあ…」なんて経験はありませんか？
同じような作業を繰り返しているのに、毎回ゼロから考えて時間がかかってしまう。
そんな時は、仕事術として「フォーマット化」の考え方を取り入れてみてください。
これは、大学生でもすぐに活かせるテクニックで、ビジネスの現場では“できる人”ほどこの技を使いこなしています。
数学の公式のように、仕事にも公式を持とう
数学の問題も、解き方の「型」があるから速く正確に解けるようになりますよね？
実はそれと同じで、仕事にも“型”があると、同じような内容をサクサク進められるようになるのです。
たとえば、上司への報告書。毎回、「さて、どんな構成で書こうか…」と悩むのではなく、
「結論→背景→詳細→課題→提案」という型が自分の中にあれば、
考えるスピードも速くなるし、何より伝わりやすくなります。
このような自分だけの「フォーマット」を持っておくと、同じパターンの仕事がぐんと楽になるのです。
フォーマット化は、AIと相性抜群
「とはいえ、自分で型をつくるなんて難しい…」と思った方もいるでしょう。
そこで活用してほしいのが生成AIです。
たとえば、あなたが実施したタスク内容をざっと殴り書きして、
「この内容を構造化して、フォーマットにしてください」とAIに頼むだけで、整ったテンプレートが手に入ります。
私も実際に使っていますが、驚くほど早く、しかも見やすい形に整えてくれるので、もう元には戻れません（笑）。
フォーマット化のコツは3つだけ
1つ目は、「同じような仕事を見つけること」。まずは繰り返している業務を洗い出しましょう。
2つ目は、「最小限の情報で最大限伝える順番を考える」。
完璧を目指すのではなく、「この順で書けば大事なことが漏れない」という骨組みだけをつくるイメージです。
3つ目は、「都度見直す」。1回作ったら終わりではなく、実際に使ってみて改善していくことで、あなたにとって最高の型に育っていきます。
フォーマット化は、自分を助け、相手にも優しい
自分が楽になるというメリットだけでなく、実は相手にとっても助かるのがこの仕事術のいいところです。
報告を受ける側も、毎回フォーマットが変わると頭を切り替えるのが大変。
けれど、いつも同じ型なら、「あ、今回はここが要点だな」と一目でわかる。
つまり、フォーマット化はコミュニケーションの質を上げるツールでもあるのです。
