こんにちは。
毛利まさるです。
あなたは上司から
「じゃ、この資料をつくっといて」
と言われた場合、
「かしこまりました。」
と言って、
すぐにキーボードに手をおいて
作業入っていないですか？
実はこここに落とし穴があるのです。
特に、上司から
「なるべく早くね」
と言われると余計に焦りますよね。
ですが、上司からの仕事でも
すぐに作業に取り掛かってはいけません。
すぐに動いてしまうと
時間ばかりかかってよいことはありません。
ずいぶん前の私の事例を話すと
金曜日に上司から
「月曜日の朝提出できるように
資料を作っといて」
と言われました。
私の会社の場合は、
資料をつくるというのは
パワーポイントで
作成することを意味しております。
パワーポイントを
メモ代わりにつくるというのではなく、
タイトル、リード文、スライドの図まで
綺麗に作りこまなければ行けません。
上司から確認のように
「月曜日の朝までには出来るよね？」
と言われたものですから、
私は1秒でも惜しんで
すぐに作業に取り掛かりました。
ここの場面はどういった図にしようかな？
グラフはどう見せようかな？
と1枚1枚パワーポイントを作成して
ようやく21時過ぎに上司に提出しました。
私としては1日かけた資料であり
出来栄えも上々です。
ちょっと得意げに
上司からの「よくやったな！」
と褒められる言葉を待っていました。
ところがです。
上司から言われた答えは
私にとっては意外な言葉でした。
「これ、結局何を伝えたいの？」
「え！？」
私は思わず絶句してしまいました。
時間が止まり、
まさに漫画の「シーン」という状況です。
そこからはダメ出しの連続です。
すでに時計は22時30分を過ぎております。
これでは月曜日の朝には提出できません。
結局その日の24時前までやっても終わらず、
土曜日も作業をする羽目になったのです。
時間はさておき
あなたも似たような経験はないでしょうか？
せっかく作った資料をダメ出しされて、
一から作り直しといったケースを
では何が問題だったのでしょうか？
それは上司が求めていることと
とりかかるべき作業の方向性が
間違っていたのです。
では、どうすれば良かったのか？
それは、
まずいきなり作業をするのではなく、
資料の概要を
最初に作る必要があったのです。
作成する資料で何を伝えたいのか？
そしてその資料事態のスライドの流れ
その資料を補足するための
データは何を使う
それらを紙やワードでまとめて書いて
「この流れで作業をしようと思うのですが、
よろしいでしょうか？」
と事前に上司に確認をとるのです。
ここで上司から色々言われたとしたら、
あなたは「ラッキー」と思ってください。
冒頭で述べた私の事例のように、
作成した後で一からやり直しといった事を
避けることができるのです。
ちなみに
この概要を事前に確認して、
作業を完成させる
といった流れをしている方を
私はほとんどみたことがありません。
ですので、
これをやるだけで
あなたは仕事ができる人と思われます。
仕事を降られたときは
いきなり作業を開始するのではなく、
まずは概要を作成してください。
