こんにちは。
毛利まさるです。
あなたは会社のメールで
決まりきった言葉を使っていますか？
お疲れ様です。〇〇です。
お世話になっております。
今後ともよろしくお願いいたします。
これらの定型文をイチイチ書くのは
時間のムダという意見があります。
しかし、それはあなたの判断というよりも
会社の上層部がどう思うかです。
あなたの会社は
会社の上層部から送られた
メールに対して「OKです。」
とだけ返答して良い文化でしょうか？
もし、それが許されないのでしたら
基本的には定型文は書いた方がよいです。
なぜなら基本的な挨拶すらできない人
という扱いになってしまうからです。
定型文を書かないだけでマイナスに
なってしまうのです。
ですから、まずは定型文を使いましょう。
大切なのはここからです。
定型文はなければあいさつができない人という
マイナスの評価を受けてしまいます。
ただし、定型文は読まれることはありません。
ほとんどの方が読み飛ばしているのです。
なぜならみんな書くからです。
だから、いざというときには
あえて定型文を崩して一方踏み込んだ文章にしましょう。
たとえば冒頭の
「お世話になっております。」
をより具体的に書くのです。
「〇〇の件では大変お世話になりました。
お陰様で△△の状況です。」
たったこれだけで
一歩踏み込んだ文章になるのです。
定型文すらかけない人から
定型文を忘れずに書く人
そして、定型文から一歩踏み込んだ文章を書ける人
あなたはどのタイプが
メールを受け取る側としてうれしいですか？
