こんにちは。
毛利まさるです。
「あれ…あの時メモしたはずなのに見つからない…」そんな経験はありませんか？
誰かとの打ち合わせや講演会、上司からのちょっとしたアドバイス。
確かにメモはした。けれど、肝心なときにそのメモが見つからない。
スマホにも、紙のノートにも、手帳にも、PCのメモ帳にも、なんならカレンダーの余白にも書いた記憶がある…。
「情報が散らかっているだけで、結局使いものにならない」
これ、意外と多くの人が経験しているんです。
そして、実はこれ、仕事術の本質に直結しています。
メモが“役に立つかどうか”は、「とったかどうか」ではなく「引き出せるかどうか」
よく言われます。「仕事ができる人はメモを取る」と。
しかし、正確に言うならば、「仕事ができる人は“引き出せるメモ”をとる」のです。
たとえば、上司からの指示や、お客様からの要望。聞いたその場でメモをとる人は多いでしょう。
しかし、1週間後、そのメモがどこにあったのか覚えていなかったらどうでしょうか？
その瞬間、そのメモは“存在しないも同然”なのです。
つまり、「記録する」ことよりも、「再現性よく引っ張り出せる」ことの方が、仕事ではずっと重要なのです。
一番やってはいけないのは、「メモが分散している」こと
紙のノートに書いたものもあれば、スマホのメモ帳に入力したものもある。
PCのデスクトップに置いてあるメモファイルも、Slackの自分宛DMもある。
こうなってしまうと、情報があるのに“無い”状態になります。使えない情報は、情報ではありません。
私自身、以前は「どこでもメモをとれるようにしておこう」と思って、紙・アプリ・メール・写真…
とあらゆるところにメモを分散させていました。
結果、「書いたのに見つからない」「探す時間がもったいない」という悪循環にハマってしまったのです。
メモの軸を「一つ」にすることが仕事術の第一歩
では、どうすればいいのか？
答えはシンプルです。
メモの“軸”を一つに絞ること。
たとえば、Googleドキュメントでも、Notionでも、Evernoteでも、Appleのメモでも、何でもいいのです。
とにかく、「メモはここに全部入っている」と自分が断言できる場所を一つ決めるのです。
この軸があると、すべてが変わります。
「とりあえずここに書いておこう」が「ここさえ見ればOK」になる。
「あとでまとめよう」が「あとで検索できる」になる。
この“軸”を決めるかどうかで、あなたの情報処理力は驚くほど変わります。
メモにはタグをつけておくと未来の自分が助かる
メモを1カ所にまとめることができたら、次は「検索性」を意識しましょう。
おすすめは、簡単なタグをつけておくこと。
たとえば、「#会議」「#アドバイス」「#ToDo」「#質問」など。
NotionやGoogleドキュメントのようなサービスであれば、検索も一瞬です。
紙に書きたい人は、「日付」「テーマ」「カテゴリ」だけでも記載しておくと、あとから引き出すときに格段に探しやすくなります。
「見つける労力」がゼロになると、頭のスペースが増える
情報が散らかっていると、無意識に脳のメモリを圧迫します。
「あれ、どこだったっけな」「あの件、忘れてないよな…」と、気づかぬうちに思考を奪っていくのです。
しかし、メモの場所が一つに定まっていると、「あれはここを見ればわかる」と脳が安心する。
すると、本当に考えるべきことに頭を使えるようになるのです。
この差が、日々のパフォーマンスにじわじわと効いてきます。
