こんにちは。
毛利まさるです。
セールスパーソンにとって、
最も重要なのは顧客との対話の時間を確保することです。
しかし、現実には営業会議や部門会議の資料作成、
データ収集、グラフ作成、プレゼンテーション資料の準備など、
事務処理に追われることが多く、
本来の営業活動に十分な時間を割けない
という悩みを抱えている人も多いのではないでしょうか？
「営業活動に集中したいのに、事務作業が多すぎて時間が足りない」
と感じたとき、まず考えるべきなのは
「本当に自分がやるべき仕事なのか？」という視点です。
あらゆる業務が手作業で処理されていた時代とは違い、
今では生成AIを活用することで、
事務作業を大幅に効率化することが可能です。
たとえば、Excelを使ったデータ集計や
グラフ作成に時間がかかっている場合、
生成AIを活用することで、その負担を軽減できます。
ただし、会社としてセキュリティが担保されている環境が
準備されている場合を除き、個人情報や会社の機密情報を
AIに入力しないことは絶対に守るべきルールです。
しかし、だからといってAIを活用できないわけではありません。
方法はいくらでもあります。
たとえば、Excelで複雑な関数やマクロを使うのが苦手な場合、
「このようなデータがあります。集計するための計算式を教えてください」
とAIに質問すれば、適切な計算式を提案してくれます。
その計算式をコピーして、実際の業務データに適用すれば
手作業で時間をかけることなく正確な集計が可能になります。
また、ビジネスの一般用語や話題になっている言葉や概念を
紹介するスライドも、慣れれば５分程度で作成できます。
他にも、生成AIに相談・依頼することで、
スライドの骨子を作成してもらうことができます。
ゼロから自分で考えるのではなく、
生成AIが作成した下書きを修正する形にすれば、
資料作成にかかる時間を大幅に短縮できます。
さらに、文章作成に苦手意識を持っている場合も、
生成AIは強い味方になります。
提案書やメールのドラフトをAIに作成させることで、
文面を考える時間を削減し、
より営業活動に集中することができます。
営業活動に集中するためには、
「自分の時間をどう使うか？」を主体的に考え、
必要のない作業は削減し、
効率化できる作業はAIに任せるという意識が重要です。
今日からでも、まずは
「自分が今やっている作業の中で、AIに任せられるものはないか？」
を考え、試してみてください。
それが、営業活動により多くの時間を割ける第一歩となるはずです。
