こんにちは。
毛利まさるです。
会社で電話で要件を伝えると
どうしても長電話になってしまいますよね。
「そういえば彼は最近どうしているのかな？」
このように電話の相手が身近な人であればあるほど
本題からズレてだんだんと雑談になっていく。
もちろん、社内の情報収集が目的であれば
それは良いことです。
問題は、本題を端的に伝えたいのに
時間を使ってしまうことです。
本来ならばメールで済ませるのが一番です。
しかし、なかなかメールで伝えにくいことは
どうしても電話をしなければ…
といったこともありますよね。
では、どうすればよいのでしょうか？
それはあなた自身が伝える要件を
メモに書いておくことです。
電話で伝えることを三点にまとめましょう。
１，伝えること
２，背景と理由
３，どうしてほしいのか
それぞれを20文字以内にまとめてみてください。
そうすれば端的に伝えることができます。
たとえばこのような感じです。
「得意先からのクレームの件で相談させてください。
先日、納品した商品で〇〇についての問い合わせがあり
説明に伺いました。
しかし、△△の部分については
詳細を知りたいとの要望があったため、
本店に確認いただけないでしょうか？」
これくらいにまとめることです。
文章にするだけで
ムダな情報を省くことができます。
文章にするだけで
感情的にならずにすみます。
文章にするだけで
端的に伝えることができる人になれます。
逆に文章にしないと
「あのお客さんが「大丈夫、わかるでしょ」
って言っていたからお任せしたんですけど
全然わかってもらえなくて
何度も説明をしたんですけど…」
こんな感じで上司にとってはどうでもよい情報を
ベラベラと話してしまうのです。
電話の前に文章にする。
たったそれだけで長電話を防ぎ
端的に物事を伝えることができる人になることができます。
ぜひおためしください。
