こんにちは。
毛利まさるです。
資料作成やメール対応に追われ、一日があっという間に過ぎてしまったという経験はありませんか？
気づけば、隣の席の先輩は同じ量の仕事をあっという間に終わらせて帰宅の準備を始めている。
「同じ仕事量なのに何が違うんだろう…」そんな疑問を持つ人も多いでしょう。
実はその差は、仕事術にあるのです。
今回は、仕事を効率化するための「型」を作る方法についてお伝えします。
なぜトップセールスは仕事が速いのか？
同じ量の業務をこなしているはずなのに、トップセールスや効率よく働く人の仕事のスピードは圧倒的に違います。
その理由として、タイピングの速さなど物理的な要素もあります。
しかし、それだけではありません。
彼らは共通して、自分なりのパターン、つまり「型」を持っています。
トップセールスは、顧客にアプローチする際の会話の流れ、いわゆるセールストークにおいてもパターンを持っています。
そのため、初めての顧客であっても慌てることなくスムーズに対応できるのです。
また、メールや資料作成においても同じです。
型を持っていることで、余計な思考や迷いが減り、結果としてスピードがアップするのです。
資料作成をスピードアップする型の作り方
会社での資料作成において重要なのは、上司や決裁者が求める内容を的確に反映することです。
多くの人が資料を作り直したり、何度も修正したりして時間を無駄にしてしまいます。
しかし、効率の良い人はそういったことはありません。
なぜなら、「上司の好み」や「頻繁に使われる表現」をしっかりとメモして自分なりの型に落とし込んでいるからです。
例えば、上司がよく「具体的な数値を示して」と言うなら、どの資料にも常に具体的な数字を盛り込む型を作ります。
また、「簡潔でわかりやすく」という指示が多いなら、情報を絞り込んでシンプルに伝えるスタイルをテンプレート化するのです。
このように、自分が置かれている環境や求められることを型にしておけば、作業スピードは劇的に改善します。
メール対応の型を作るメリット
日々膨大な数のメールを送信する中で、毎回一から文章を考えていては非効率です。
効率よく仕事をする人は、メールにも自分なりの型を持っています。
例えば、営業メールの場合、最初の挨拶、目的の提示、提案、締めの挨拶といった流れをテンプレート化しています。
これにより、毎回同じ構造でメールを作成でき、内容だけを差し替えるだけで済むようになります。
特に返信が多い質問や頻繁に送信する報告メールなどは、テンプレート化するだけで対応時間が大幅に削減できます。
型を作ることでメール作業に要する時間が減り、本来の重要な業務に集中できるのです。
セールストークにも型が必要
営業の世界では、話す内容を常にゼロから考えるのは非効率です。
トップセールスは必ずと言っていいほど、自分なりのセールストークの型を持っています。
お客様が何を知りたいのか、何を求めているのかを先回りして型にしておくのです。
こうした型を持っていると、相手からの質問や反応にもスムーズに対応できます。
余裕を持って話すことで説得力も増し、結果として成約率も高まります。
型があることで、顧客とのコミュニケーションに自信が持てるようになるのも大きなメリットです。
型を持つために意識すること
自分なりの型を作るためには、まず日々の業務をよく観察し、繰り返し行っている作業やパターンを把握することが重要です。
次に、それらをテンプレート化しておきます。
使いやすいように整えておけば、仕事を始める際にテンプレートを呼び出すだけで済むので、時間も労力も節約できます。
型を作ることで、今よりもはるかに効率的に仕事を進めることができます。
ぜひ明日から自分なりの型作りを始めてみてください。
