こんにちは。
毛利まさるです。
世の中には、様々な時間管理の方法があります。
しかし、時間管理を学んだにも関わらず
相変わらず時間に負われている人が多くいます。
私は、その原因の1つが
「ＴＯＤＯリストからの時間設定が間違っている」
ということにあると考えています。
「ＴＯＤＯリスト」とは、
あなたもご存じの通り、
その日や期日までに
やるべき事をまとめたリストの事です。
ビジネス書【７つの習慣】でも
最優先事項を優先すると紹介されています。
例えば、
今日やるべきことを
どれくらい重要なのか？といった重要度と
期日は明日までなのか？それとも一か月後なのか？
といった緊急度とをあわせて
優先順位をつけるのです。
時間管理マトリクス（引用：【7つの習慣】より）
この図ので、緊急ではないが重要である
「第Ⅱ領域」に含まれる行動を
実践していくことが大切と
【７つの習慣】では紹介されております。
で、私はその通りにやったのですが、
それでも時間に追われておりました。
その原因は、
スケジュールいっぱいに
ＴＯＤＯリストを組み込んでいたのです。
当然、ＴＯＤＯリストが
時間通りに終わることは少なく、
常に延長、延長となり、
時間に追われていたのです。
そこで私の解決策をお伝えします。
それは
・14：00までにＴＯＤＯリストを組み入れること
・１日の中に予備時間を設定すること
例えば、就業開始が9：00で、就業終了が17：40の場合は、
14：00までに1日を終わらすイメージで
時間設定をするのです。
14：00～17：40の3：40は予備時間です。
時間通りに進まないのは
予定にない仕事が降りてきたり、
電話やメール対応に時間がかかったり
そもそもＴＯＤＯリストで
かかる時間を見誤っていたなど
様々な要因があります。
ですから、
最初から予備時間を設定しておくのです。
そうすることで、
【７つの習慣】である、
今日本当にやらなければ行けないことは何なのか？
に注力して取り組むことができるのです。
ぜひお試しください。
