こんにちは。
毛利まさるです。
メールが伝わらないのは「読みづらさ」のせいかもしれない──仕事術の本質は構造にあり
「ちゃんと伝えたつもりなのに、話がかみ合わない」
「誤解されてしまった」
「返事が返ってこない」
このようなメールに関する悩みは、ビジネスの現場ではよくあることです。
内容自体に問題があるというより、実は“読みづらさ”が相手の理解を妨げていることも多いのです。
つまり、いくら丁寧に書いても、構造が悪ければ伝わらないのです。
そしてこれは、メールという文字情報だけでやりとりをする現代のビジネスにおいては、かなり深刻な問題でもあります。
「気遣いすぎ」も「端的すぎ」も伝わらない理由
たとえば、「お忙しいところ恐れ入りますが…」と遠慮がちに書きすぎて、
肝心の依頼内容がどこに書いてあるかわからないメール。
または、「結論：来週までに完了してください」と一文だけで送ってしまい、
相手にとっては“なんで急にそんな命令口調？”と感じられてしまうメール。
このような「気遣いすぎメール」や「無機質すぎメール」は、受け手にとって“読みにくい”どころか、
その意図すらも見失われてしまう危険性があります。
メールに必要なのは「情報の構造化」
では、どうすればよいのでしょうか。
答えはシンプルです。構造的に書くことです。
そのために必要な技術はたった二つ。
- 段落を分けること
- 箇条書きを活用すること
これだけで、あなたのメールは劇的に読みやすくなります。
段落分けの威力を侮ってはいけない
一つの段落にすべてを詰め込もうとすると、読み手はどこで区切ればよいのかわからず、頭が疲れてしまいます。
逆に、話題が変わるところで適切に改行を入れると、読み手の脳が自然と情報を整理しやすくなります。
これは本を読んでいても同じ感覚があります。改行があるだけで読みやすさがまるで違いますよね。
段落分けは“読みやすさの呼吸”です。
話の流れがスムーズに伝わるように、空白でリズムをつくることを意識してみてください。
箇条書きは最強の「時短装置」
もうひとつ、箇条書きは仕事で最も強力なツールのひとつです。
特に、複数の要点を伝えたいときには、これを使わない手はありません。
たとえば、以下のように：
次回のミーティングで確認したい点は以下の3点です。
- 先月の売上実績と目標の乖離
- 顧客からのフィードバックに関する対応方針
- 次回キャンペーンのスケジュール案
こうして「パッと見て」「すぐに把握できる」状態をつくっておくことが、
忙しいビジネスパーソンにとってどれだけありがたいか。
文章が長くなるのは構いません。
しかし長くても理解しやすい構造にすることが、メールでは最も重要な仕事術なのです。
書き手の姿勢は「伝え方」にすべて出る
メールは、いわば“文章での名刺交換”です。
つまり、あなたがどういう人なのかを示す、無言のメッセージでもあります。
丁寧で、気遣いがあり、構造的で読みやすいメールは、
それだけで「ああ、この人は信頼できるな」と相手に感じさせます。
逆に、「どこに何が書いてあるのかわからない」「要点が曖昧」なメールは、
内容以前に「ちょっと頼りないな…」という印象を与えてしまうかもしれません。
