こんにちは。
毛利まさるです。
あなたの会社は会議が多いですか？
会議が多いとそれだけで
なんだか仕事をした気分になります。
しかし、会議が終わった後になって
結局、何をどうするんだっけ？
と思う人がいたら
その会議は時間のムダだったということです。
会議で決めなければいけないことは三点です。
「何を」「いつまでに」「誰が」
を明確にすることです。
その他の「誰に」「どうやって」などは
後で個別に相談できますので
最低でも先ほどの三点を明確にしましょう。
1つ目の「何を」が決定していないと
そもそも会議をした意味がないので
この部分が抜けることはないでしょう。
2つ目の「いつまでに」これが良く抜けます。
たとえ次の会議までと暗黙の了解で決まっていたとしても
きちんと決定事項として伝達しましょう。
3つ目の「誰が」です。
これが抜けがちです。「誰が」がないと
それこそ「誰かがやると思っていた。」
という状況になります。
「え？発言者の〇〇さんと思っていました。」
と勝手に解釈されることもあります。
繰り返しになります。
「何を」「いつまでに」「誰が」の三点はとても大切です。
会議の最後に必ず確認としてこの三点は伝えましょう。
あなたの会社の会議でこの三点を確認していないようで
あればあなたが先陣を切って確認しましょう。
「すいません。ここまでの流れを一度確認させてください。
こちらの件は、誰の預かりになりますか？
いつまでをめどにしましょうか？」
こういってあなたが音頭を取るのです。
そうすればあなたは会議を運営することができる人と思われますし
会社としてもムダな会議でなくなりますので一石二鳥です。
ぜひおためしください。
