こんにちは。
毛利まさるです。
あなたの周りにいつも
せわしない人はいませんか？
なんだかいつも汗をかいて
あっちこっちに移動して…
もちろん本当に忙しい人はいます。
しかし、中には自分で忙しく
している人もいるのです。
それは自分で仕事を改善しない人です。
たとえば上司からこんなことを言われました。
「同じ組織の１０人に意見を聴いていて
その意見を集約してくれ」
ここで一番だめな人は片っ端から
電話をする人です。
いやいや、電話の方がはやいでしょ！
と思うかもしれせん。
しかし、実際に１０人から
意見集約をしてみてください。
まず電話につながるまで時間がかかり
グダグダと雑談も交えながら
とりとめのない話もしつつ
なんとなく意見をききとる。
そのあと文章にする。
たったこれだけで最低でも半日は使います。
問題なのは一生懸命話しているので
なんとなく仕事をした気になれることです。
ですが、成果物は１０人の意見集約だけです。
次にダメなのはメールで意見をきいて
なんどなやり取りをする人です。
これも非効率です。
メールが来たか確認をしつつ
まとめていく。
電話に比べると随分とマシですが
これでも非効率です。
一番手っ取り早いのは
社内で使っている共有のドライブや
共通のフォルダを利用することです。
上司に許可をもらって利用すれば良いのです。
Excelでフォーマットや件名を決めて
〇〇日までにこの共有のドライブに
格納してください。
だけで良いのです。
そうすれば提出しているか否かの
管理もカンタンです。
その後はExcelの自動集約を使って
ボタン一つで完了です。
１０人から意見集約する方法を
３通り紹介しました。
一番最初のイチイチ電話をかける人は
はっきり言って仕事をしたフリをしたくて
自分で忙しくしている人です。
非効率極まりないです。
あなたも自分で自分を忙しく
しないでくださいね。
ささいなことでも今の目の前の仕事を
改善できることはあるはずです.
